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企业文件的价值在于重复利用。任何一个被解决的问题、积累的知识、完成的项目、客户的资料，都是可以为其他人所用的宝贵企业财富。
不幸的是，企业文件固然以各种形式存在，但大部分企业却缺乏***访问方法，文件难以被重用。这种问题主要表现在两方面：
文件难以查询：当有人需要获取知识信息或其他文件的时候，缺乏***查询手段。员工常常需要花费许多时间去找寻或整合一些重复的、零散的企业信息，这占去了员工许多宝贵的工作时间，造成企业成本的浪费。而这种找寻信息的时间，对员工与企业而言，都没有价值的创造。如何将员工宝贵的工作时间能够直接运用于协助顾客或解决问题的创造价值的活动上，对营造企业竞争优势非常重要。
无法随时随地访问：出差或拜访客户时，经常需要远程访问企业文件，包括项目资料、投标书、产品文档甚至和工作伙伴交换文件。
如果企业没有为文件的远程访问提供支持，就会给工作带来***的不便
